Privacyverklaring

Informatie over gegevensverwerking

I. Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en de functionaris voor de gegevensbescherming binnen het bedrijf

Deze informatie over de gegevensverwerking geldt voor de gegevensverwerking door de volgende notarissen:

Johannes Dokters,

Robert Nollmann,

Dr. Hans-Jörg Piehl, LL.M.,

Dr. Christian Stolze

Katja Glaß

telkens gevestigd te Emsdetten:

Kirchstraße 36

48282 Emsdetten

Telefoon: +49 2572 875 - 0

Telefax: +49 2572 875 - 33

Holger Bußkamp,

Jens Glaß,

Julia Adler

telkens gevestigd te Münster:

Verspoel 12

48143 Münster

Telefoon: +49 251 41701 - 0

Telefax: +49 251 41701 - 60

Martin Breinlich,

Manfred Richter,

Thomas Dillmann

telkens gevestigd te Rheine:

Münsterstr. 53 (Gelbe Villa)

48431 Rheine

Telefoon: +49 5971 80161 - 0

Telefax: +49 5971 80161 - 33

(hierna: de notarissen)

U kunt als volgt contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van de notarissen:

E-mail: rechtsanwalt@dr-tykwer.de

II. Beschrijving en omvang van de verzameling/verwerking van persoonsgegevens:

De notarissen verzamelen en verwerken tijdens de overeenkomst met de cliënt persoonsgegevens van cliënten en indien van toepassing van hun wettelijke vertegenwoordigers, gemachtigden, medewerkers en andere personen die in hun opdracht werken. De gegevens worden rechtstreeks bij de cliënt en bij derden verzameld. Met name worden de volgende categorieën persoonsgegevens verzameld:

• aanspreekvorm, voornaam, achternaam;
• geboortedatum;
• btw-identificatienummer;
• e-mailadres;
• adresgegevens;
• telefoonnummer (vast en/of mobiel);
• uittreksels uit openbare registers (Handelsregister, Vereinsregister);
• uittreksels uit het Duitse kadaster;
• uittreksels uit het Transparenzregister (register ter voorkoming van witwaspraktijken en terrorismefinanciering);
• verdere informatie die noodzakelijk is voor de dienstverlening en advisering door de notarissen.

III. Doelen van de gegevensverwerking/gerechtvaardigd belang:

De notarissen verwerken deze gegevens voor de hierna te noemen doeleinden:

• identificatie van de cliënt;
• dienstverlening en advisering door de notarissen;
• correspondentie met de cliënt;
• facturatie;
• afwikkelen van eventuele aansprakelijkheidclaims;

• controle van een belangenverstrengeling als bedoeld in § 3 BeurKG;
• mogelijke vorderingen op de cliënt;

IV. Grondslagen van de gegevensverwerking:

Voor zover de notarissen de betrokkene om toestemming vragen voor de verwerking van persoonsgegevens, dient artikel 6, lid 1, onder a), van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) als rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens.

Bij de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, dient artikel 6, lid 1, onder b), AVG als rechtsgrondslag. Dit geldt ook voor voor de verwerking die noodzakelijk is om vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

Voor zover een verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die rust op de notarissen, is artikel 6, lid 1, onder c), AVG als rechtsgrondslag van toepassing.

Als een verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om de vitale belangen van de cliënt of van een andere natuurlijke persoon te beschermen, dient artikel 6, lid 1, onder d), AVG als rechtsgrondslag.

Indien de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de notarissen is opgedragen, dient artikel 6, lid 1, onder e), AVG als rechtsgrondslag.

V. Duur van de verwerking:

De persoonsgegevens die in het kader van de opdracht door de notarissen zijn verwerkt, worden tot het einde van de wettelijke bewaartermijn voor notarissen (zes jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de opdracht is beëindigd) opgeslagen en daarna gewist, tenzij de notarissen deze overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste volzin, onder c), AVG op grond van fiscaal-, handels- of beroepsrechtelijke verplichtingen langer moeten bewaren dan wel de cliënt overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste volzin, onder a), AVG toestemming heeft gegeven om deze langer te bewaren.

VI. Verstrekken van gegevens aan derden:

De notarissen verstrekken persoonsgegevens van de cliënt uitsluitend aan derden voor de hierna genoemde doeleinden.

Persoonsgegevens van de cliënt worden met derden gedeeld, indien dit overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste volzin, onder b), AVG noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij valt met name te denken aan de bij de akte betrokkenen en hun vertegenwoordigers (met name hun advocaten) alsmede rechtbanken en andere openbare instanties in verband met de correspondentie en de uitvoering van de opdracht van de notarissen. De verstrekte gegevens mogen door de derde uitsluitend worden gebruikt voor de genoemde doeleinden.

De geheimhoudingsplicht van de notarissen blijft onverminderd van kracht. Voor zover het om gegevens gaat die onder de geheimhoudingsplicht vallen, worden deze alleen na overleg met de cliënt aan derden verstrekt.

VII. Rechten van de betrokkene:

Cliënt heeft het recht:

• op grond van artikel 7, lid 3, AVG de verstrekte toestemming ten allen tijde ten opzichte van de notarissen in te trekken. Dit heeft tot gevolg dat de notarissen de gegevensverwerking op basis van deze toestemming in de toekomst niet meer mogen voortzetten. Het intrekken van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan onverlet.

Het intrekken van de toestemming kan ook betekenen dat een verdere dienstverlening of advisering door de notarissen niet meer mogelijk is en de overeenkomst moet worden beëindigd.

• op grond van artikel 15 AVG uitsluitsel te verkrijgen over de door de notarissen verwerkte persoonsgegevens. Meer bepaald kan de cliënt inzage verkrijgen van de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers aan wie de gegevens van de cliënt zijn of zullen worden verstrekt, de periode gedurende welke de persoonsgegevens naar verwachting zullen worden opgeslagen, het recht dat persoonsgegevens moeten worden gerectificeerd of gewist, het recht dat de verwerking van de persoonsgegevens wordt beperkt, het recht tegen die verwerking bezwaar te maken, de bron van die gegevens, indien deze niet door de notarissen zijn verzameld, en het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering en eventueel nuttige informatie over de betreffende details;

• op grond van artikel 16 AVG onverwijld de rectificatie van onjuiste of vervollediging van door de notarissen opgeslagen persoonsgegevens te verkrijgen;

• op grond van artikel 17 AVG te verlangen dat de bij de notarissen opgeslagen persoonsgegevens worden gewist, voor zover deze niet noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, het nakomen van een wettelijke verplichting, om redenen van algemeen belang of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

• op grond van artikel 18 AVG de beperking van de verwerking van persoonsgegevens te verkrijgen, indien de juistheid van de gegevens wordt betwist door de cliënt,

of de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens

of de notarissen de gegevens niet meer nodig hebben, maar de cliënt deze nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering

of u op grond van artikel 21 AVG bewaar heeft gemaakt tegen de verwerking;

• op grond van artikel 20 AVG de persoonsgegevens die de cliënt aan de notarissen heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen of te verlangen dat deze aan een andere verantwoordelijke worden overgedragen en

• op grond van artikel 77 AVG een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. In de regel kunt u in dit verband contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit die voor uw gewone verblijfplaats of werkplek of het kantoor van de notarissen bevoegd is.

VIII. Recht van bezwaar:

Voor zover de persoonsgegevens van de cliënt op grond van gerechtvaardigde belangen overeenkomstig artikel 6, lid 1, eerste volzin, onder f), AVG zijn verwerkt, heeft de cliënt het recht om overeenkomstig artikel 21 AVG om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens.

Indien de cliënt gebruik wil maken van zijn recht van bezwaar, kan hij een e-mail sturen aan:

rechtsanwalt@dr-tykwer.de