Datenschutzhinweise

Hinweise zur Datenverarbeitung

I. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch folgende Notare:

Johannes Dokters,

Robert Nollmann,

Dr. Hans-Jörg Piehl, LL.M.,

Dr. Christian Stolze

Katja Glaß

jeweils mit Amtssitz in Emsdetten:

Kirchstraße 36

48282 Emsdetten

Telefon: +49 2572 / 875 - 0

Telefax: +49 2572 / 875 - 33

Holger Bußkamp,

Jens Glaß,

Julia Adler

jeweils mit Amtssitz in Münster:

Verspoel 12

48143 Münster

Telefon: +49 251 / 41701 - 0

Telefax: +49 251 / 41701 - 60

Martin Breinlich,

Manfred Richter,

Thomas Dillmann

jeweils mit Amtssitz in Rheine:

Münsterstr. 53 (Gelbe Villa)

48431 Rheine

Telefon: +49 5971 / 80161 - 0

Telefax: +49 5971 / 80161 - 33

(im Folgenden: die Notare)

Den Datenschutzbeauftragten der Notare erreichen Sie wie folgt:

E-Mail: rechtsanwalt@dr-tykwer.de

II. Beschreibung und Umfang der Erhebung/Verarbeitung personenbezogener Daten:

Die Notare erheben und verarbeiten während der Mandatsbeziehung personenbezogene Daten der Mandanten sowie ggf. ihrer gesetzlichen Vertreter, Bevollmächtigten, Beauftragten und Mitarbeiter. Die Erhebung erfolgt bei dem Mandanten direkt und bei Dritten. Es werden insbesondere personenbezogene Daten folgender Kategorien erhoben:

• Anrede, Vorname, Nachname;
• Geburtsdatum;
• Steueridentifikationsnummer;
• Email-Adresse;
• Anschrift;
• Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk);
• Auszüge aus öffentlich einsehbaren Registern (Handelsregister, Vereinsregister);
• Grundbuchauszüge;
• Transparenzregister;
• Weitere Informationen, die für die notarielle Bearbeitung und Beratung notwendig sind.

III. Zwecke der Datenverarbeitung/berechtigte Interessen:

Die Verarbeitung dieser Daten durch die Notare erfolgt zu folgenden Zwecken:

• zur Identifizierung des Mandanten;
• zur notariellen Bearbeitung und Beratung;
• zur Korrespondenz mit dem Mandanten;
• zur Rechnungsstellung;
• zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen;

• zur Prüfung einer Vorbefassung nach § 3 BeurkG;
• zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen den Mandanten;

IV. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung:

Soweit die Notare für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei der Mandant ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Notare unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen des Mandanten oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

Für den Fall, dass die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die den Notaren übertragen wurde, ist Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO.

V. Dauer der Verarbeitung:

Die für die Mandatierung von den Notaren verarbeiteten personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Notare (6 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde,) gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass die Notare nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund steuer-, handels- oder berufsrechtlicher Pflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder der Mandant in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt hat.

VI. Weitergabe von Daten an Dritte:

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten des Mandanten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Mandatsverhältnisses erforderlich ist, werden die personenbezogenen Daten des Mandanten an Dritte weitergegeben. Hierzu gehört insbesondere die Weitergabe an Urkundsbeteiligte und deren Vertreter (insbesondere deren Rechtsanwälte) sowie Gerichte und andere öffentliche Behörden zum Zwecke der Korrespondenz sowie zur Abwicklung des notariellen Mandats. Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Das Berufsgeheimnis der Notare bleibt unberührt. Soweit es sich um Daten handelt, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, erfolgt eine Weitergabe an Dritte nur in Absprache mit dem Mandanten.

VII. Betroffenenrechte:

Der Mandant hat das Recht:

• gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO die einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber den Notaren zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Notare die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. Der Widerruf hat auf die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs keinen Einfluss.

Der Widerruf der Einwilligung hat weiterhin unter Umständen zur Folge, dass eine weitere notarielle Bearbeitung und Beratung durch die Notare nicht erfolgen kann und das Mandatsverhältnis beendet werden muss.

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über die von den Notaren verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kann der Mandant Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten des Mandanten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht von den Notaren erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;

• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei den Notaren gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung der bei den Notaren gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von dem Mandanten bestritten wird,

oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, deren Löschung jedoch abgelehnt wird

oder die Notare die Daten nicht mehr benötigen, der Mandant jedoch die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen

oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

• gemäß Art. 20 DSGVO die personenbezogenen Daten, die der Mandant den Notaren bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und

• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder des jeweiligen Amtssitzes der Notare wenden.

VIII. Widerspruchsrecht:

Sofern die personenbezogenen Daten des Mandanten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, hat der Mandant das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus der besonderen Situation des Mandanten ergeben.

Möchten der Mandant von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an:

rechtsanwalt@dr-tykwer.de