Valse facturen na inschrijving in het Duitse Handelsregister: pas op voor fraude

Heeft u onlangs een GmbH opgericht of een wijziging laten doorvoeren in het Duitse Handelsregister? Controleer dan goed welke facturen u daarna ontvangt. Er zijn opnieuw professioneel vormgegeven fakefacturen in omloop die de indruk wekken afkomstig te zijn van een Duits Amtsgericht of een andere officiële instantie. Ook wij zijn inmiddels door meerdere Nederlandse cliënten over dergelijke betalingsverzoeken benaderd.

Fakefacturen na een inschrijving in het Handelsregister

De fraude speelt in op een logisch moment: kort na een nieuwe inschrijving of wijziging in het Duitse Handelsregister ontvangen bedrijven een officieel ogend betalingsverzoek.

Dat kan bijvoorbeeld gebeuren na:

• de oprichting en inschrijving van een Duitse GmbH;
• een wijziging van de bedrijfsnaam;
• een wijziging van de statuten;
• een wijziging van bestuurders of andere geregistreerde gegevens;
• andere wijzigingen in het Handelsregister.

Juist omdat ondernemers na zo'n wijziging rekening houden met officiële kosten, kan een dergelijke factuur gemakkelijk voor echt worden aangezien.

Waarom zijn deze valse facturen moeilijk te herkennen?

De brieven zijn professioneel vormgegeven en lijken soms sterk op correspondentie van de Duitse justitie. Er wordt bijvoorbeeld gebruikgemaakt van officiële aanduidingen, een Duits landswapen, juridische bepalingen en termen als Amtsgericht, Handelsregister of Zentrale Zahlstelle.

Vervolgens wordt gevraagd om binnen korte tijd een bedrag over te maken voor bijvoorbeeld een vermeende inschrijving in het Handelsregister. De gevraagde bedragen kunnen aanzienlijk hoger zijn dan de werkelijke registerkosten.

Voor Nederlandse ondernemers die niet dagelijks met Duitse instanties en het Duitse Handelsregister werken, is het verschil tussen een echte en een valse rekening daardoor niet altijd direct duidelijk.

Hoe herkent u een mogelijke valse Handelsregisterfactuur?

Ontvangt u na een inschrijving of wijziging in het Duitse Handelsregister een betalingsverzoek? Controleer dan in ieder geval de volgende punten:

1. Controleer de afzender

Is het genoemde Amtsgericht daadwerkelijk het bevoegde Registergericht voor uw onderneming?

2. Controleer het rekeningnummer

Een buitenlandse IBAN kan een belangrijk waarschuwingssignaal zijn. Ga er echter niet automatisch vanuit dat een Duitse IBAN betekent dat de factuur betrouwbaar is.

3. Kijk kritisch naar het bedrag

Opvallend hoge kosten voor een Handelsregisterinschrijving of -wijziging zijn reden om de rekening nader te controleren.

4. Let op een zeer korte betalingstermijn

Wordt u onder druk gezet om binnen enkele dagen te betalen? Ook dat kan een aanwijzing zijn dat er iets niet klopt.

5. Laat u niet overtuigen door een officiële uitstraling

Een logo, landswapen, juridische formulering of verwijzing naar Duitse wetgeving is geen bewijs dat een betalingsverzoek daadwerkelijk van een Duitse overheidsinstantie afkomstig is.

Hoe hoog zijn de officiële kosten van het Duitse Handelsregister?

Voor inschrijvingen en wijzigingen in het Handelsregister zijn daadwerkelijk kosten verschuldigd. De hoogte daarvan is afhankelijk van de betreffende inschrijving of wijziging.

Juist daarom is het verstandig om bij een onverwacht of opvallend hoog bedrag niet direct te betalen. Controleer eerst of de factuur daadwerkelijk afkomstig is van het bevoegde Duitse Registergericht en of het bedrag bij de betreffende registratie hoort.

Wat moet u doen als u een verdachte factuur ontvangt?

Betaal niet voordat u de factuur heeft gecontroleerd.

Neem bij twijfel contact op met het bevoegde Duitse Amtsgericht/Registergericht of laat het betalingsverzoek juridisch beoordelen. Gebruik daarbij bij voorkeur zelf opgezochte, officiële contactgegevens en niet uitsluitend de contactgegevens die in het verdachte schrijven staan.

Heeft u de betaling al in gang gezet en vermoedt u fraude? Neem dan zo snel mogelijk contact op met uw bank om te bespreken of de betaling nog kan worden tegengehouden. Afhankelijk van de situatie kan ook het doen van aangifte aan de orde zijn.

Extra aandacht voor Nederlandse ondernemers in Duitsland

Voor Nederlandse ondernemers die zakendoen in Duitsland is extra alertheid verstandig. Duitse juridische termen en officieel ogende correspondentie kunnen de indruk wekken dat onmiddellijk handelen noodzakelijk is.

Heeft u bijvoorbeeld onlangs een GmbH in Duitsland opgericht, een Duitse onderneming overgenomen of een wijziging in het Handelsregister Duitsland laten registreren? Informeer dan ook uw financiële administratie over deze vorm van fraude.

Zo voorkomt u dat een professioneel vormgegeven fakefactuur als reguliere Duitse registerkosten wordt betaald.

Twijfel? Controleer vóórdat u betaalt

Wij zijn inmiddels door meerdere Nederlandse cliënten benaderd over verdachte betalingsverzoeken in verband met het Duitse Handelsregister.

Heeft u een factuur ontvangen waarvan u niet zeker weet of deze daadwerkelijk afkomstig is van een Duits Amtsgericht of Registergericht? Laat het betalingsverzoek controleren voordat u betaalt.

Een korte controle vooraf kan veel problemen en mogelijk duizenden euro's schade voorkomen.

.

Heeft u vragen neem contact op met onze Dutch Desk.