Overdracht en verval van vakantiedagen in Duitsland - Wat betekent dit concreet voor u als werkgever?

Heeft u medewerkers in Duitsland? Dan krijgt u te maken met strikte regels over Urlaubsrecht, vakantieverval en werkgeversverplichtingen. Een veelgemaakte misvatting: vakantiedagen vervallen niet automatisch. Zonder de juiste actie van de werkgever kan vakantiesaldo zich jarenlang opstapelen – met directe financiële gevolgen.

De wettelijke hoofdregel

Vakantie moet in principe in het lopende kalenderjaar worden opgenomen. Overdracht tot 31 maart van het volgende jaar is mogelijk, voordat deze volgens de wettelijke voorschriften vervalt. Vakantie vervalt alleen als u als werkgever aantoonbaar aan uw informatie- en waarschuwingsplicht voldoet.

Rechtspraak: actieve rol van de werkgever

Volgens de rechtspraak, mede gevormd door het Europees Hof van Justitie, moet u werknemers actief en individueel in staat stellen hun vakantie op tijd op te nemen.

Dat betekent dat u:

• duidelijk aangeeft hoeveel vakantiedagen nog openstaan;
• de werknemer uitdrukkelijk oproept vakantie op te nemen;
• helder communiceert wanneer en onder welke voorwaarden vakantiedagen vervallen.

Zonder deze stappen vervalt vakantie niet. Het recht blijft bestaan en kan bij einde dienstverband zelfs in geld moeten worden uitgekeerd.

Geen standaardclausule, maar maatwerk

Een algemene bepaling in het arbeidscontract, personeelshandboek of intranet is onvoldoende. De rechtspraak vereist een concrete, individuele kennisgeving per werknemer.

Ook de vorm telt: kunt u later bewijzen dat de werknemer de informatie daadwerkelijk heeft ontvangen?

Complexiteit bij ziekte en bijzondere situaties

De berekening van vakantiedagen wordt extra complex bij:

• langdurige arbeidsongeschiktheid,
• ziekte gedurende het jaar,
• zwangerschaps- of ouderschapsverlof,
• werknemers met een erkende handicap.

Het Bundesarbeitsgericht maakt daarbij een duidelijk onderscheid:

• Was de werknemer het hele kalenderjaar ziek, dan kan vakantie na 15 maanden alsnog vervallen.
• Heeft de werknemer vóór de ziekte gewerkt, dan blijft vakantie bestaan tenzij de werkgever tijdig en correct heeft geïnformeerd over het verval..

Wanneer informeren?

De wet noemt geen vaste termijn. De rechtspraak verwacht echter dat werkgevers zeer vroeg in het jaar handelen. Wie dit nalaat, loopt het risico dat vakantie ook bij langdurige ziekte niet vervalt. Een aanvullende, geactualiseerde informatieverstrekking later in het jaar is sterk aan te bevelen.

.

U heeft vragen omtrent dit onderwerp? Voor advies en begeleiding omtrent Duits Arbeidsrecht kunt u contact opnemen met Katharina Neuroth, LL.M. | arbeitsrecht@alpmann-froehlich.de | 0049 251 41701-37 of Marcel Peters-Kottig | peters-kottig@alpmann-froehlich.de | 0049 5971 80161 - 16.