Onbeperkte vakantiedagen? Vakantierechten in Duitsland

Vakantie wordt vaak geassocieerd met ontspanning en positieve gevoelens, maar wanneer de arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever eindigt, kan dit omslaan in een juridisch geschil. In dit artikel worden de belangrijkste aspecten van vakantierechten en de risico's voor werkgevers besproken, met een focus op de juridische verplichtingen en praktische aanbevelingen.

Vakantierechten bij beëindiging van de arbeidsrelatie

Bij het einde van een dienstverband moeten opgebouwde, maar nog niet opgenomen vakantiedagen worden gecompenseerd. Dit geldt ook wanneer de werknemer tijdens de opzegtermijn geen vakantie meer kan opnemen. Traditioneel werd aangenomen dat dit enkel de vakantiedagen van het lopende jaar betreft, omdat niet-opgenomen dagen vervielen na 31 maart van het volgende jaar.

Nieuwe Jurisprudentie en Europees Recht

Recente uitspraken van het Europees Hof van Justitie en nationale rechtbanken hebben dit standpunt gewijzigd. Werkgevers moeten hun werknemers actief informeren over hun vakantierechten en de vervaldatum hiervan. Doen zij dit niet, dan vervallen de rechten niet en kunnen deze zelfs over meerdere jaren worden opgeëist. Actieve en jaarlijkse communicatie over vakantierechten is dus essentieel.

Het risico van extra vakantiedagen

Veel werkgevers bieden meer vakantiedagen aan dan wettelijk vereist. Het is tegenwoordig geen uitzondering om 30 dagen vakantie te geven. Hoewel de Bundesurlaubsgesetz (Federale Verlofwet) uitgaat van werkweken van zes dagen en recht geeft op 24 vakantiedagen, is de praktijk in veel sectoren een werkweek van vijf dagen met 20 vakantiedagen. Bij extra vakantiedagen is het cruciaal om duidelijk onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen. Zonder duidelijke afspraken kunnen niet-opgenomen extra vakantiedagen hetzelfde lot delen als de wettelijke dagen en blijven deze behouden.

Formuleringen in de arbeidsovereenkomst

Werkgevers doen er goed aan om in arbeidsovereenkomsten duidelijk te vermelden dat extra vakantiedagen aan het einde van het jaar vervallen. Dit verkleint het risico dat deze dagen later nog geclaimd kunnen worden. Ook kan het helpen om te specificeren dat ongebruikte vakantiedagen niet worden gecompenseerd bij beëindiging van de arbeidsrelatie.

Om de duidelijkheid te bewaren, moet het woord “Werktage” (werkdag) ook in arbeidsovereenkomsten worden vermeden en duidelijk en ondubbelzinnig worden geformuleerd.

De rechtbanken hebben erkend dat het wettelijk recht op vakantie evenredig wordt verminderd als het aantal werkbare dagen per week structureel afneemt. Bijvoorbeeld, wanneer een voltijdse functie wordt omgezet naar deeltijd, waarbij de werknemer in plaats van 5 dagen, nog maar 3 dagen per week werkt, wordt het aantal vakantiedagen dienovereenkomstig verlaagd.

Belangrijk is dat deze regels alleen van toepassing zijn op wettelijke vakantiedagen. Veel werkgevers bieden echter meer dan het wettelijke minimum, zoals 30 vakantiedagen voor een voltijdse functie van maandag tot vrijdag. Als er geen onderscheid wordt gemaakt, gelden dezelfde regels voor deze extra dagen.

Zonder expliciete vermelding van de vervaldatum van vakantiedagen, blijven alle vakantierechten behouden en stapelen ze zich op. Dit komt omdat werkgevers vaak geen onderscheid maken tussen verschillende soorten vakantiedagen, hoewel dit wel mogelijk is.

Werkgevers die extra vakantiedagen aanbieden, moeten duidelijk onderscheid maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen in de arbeidsovereenkomst. Door zorgvuldig te formuleren dat extra vakantiedagen aan het einde van het jaar vervallen, kan het risico op opeenstapeling van vakantiedagen aanzienlijk worden verkleind.

Daarnaast kan het nuttig zijn in de arbeidsovereenkomst op te nemen dat ongebruikte vakantiedagen niet worden gecompenseerd bij het einde van de arbeidsrelatie, waardoor deze dagen economisch niet meer relevant zijn.

Ouderschapsverlof en Vakantiedagen (Elternzeit)

Veel werknemers denken ten onrechte dat ze tijdens ouderschapsverlof geen vakantiedagen opbouwen. De wet bepaalt echter dat dit recht behouden blijft, tenzij de werkgever expliciet aangeeft dat het wordt verminderd. De wet biedt de mogelijkheid om het aantal vakantiedagen met een twaalfde per maand ouderschapsverlof te verminderen. Zonder duidelijke communicatie kunnen aanzienlijke vakantieaanspraken ontstaan, vooral bij langdurig ouderschapsverlof.

Aanbeveling: Het is aan te raden om bij de bevestiging van ouderschapsverlof direct te vermelden dat het recht op vakantiedagen wordt verminderd. Dit voorkomt misverstanden en juridische geschillen. Een standaardbrief waarin dit expliciet wordt vermeld, kan veel problemen voorkomen.

Geschillen ontstaan vaak omdat werknemers niet beseffen dat ze tijdens het ouderschapsverlof vakantiedagen blijven opbouwen, tenzij de werkgever dit recht tijdig vermindert. De wet vereist geen automatische vermindering van het aantal vakantiedagen tijdens ouderschapsverlof, dus het is cruciaal dat werkgevers dit expliciet aangeven.

Bij de bevestiging van het ouderschapsverlof moet een passage worden opgenomen waarin de vermindering van het aantal vakantiedagen wordt aangekondigd. Dit maakt de situatie voor alle partijen duidelijk en voorkomt later onnodige complicaties. Een algemene bepaling in de arbeidsovereenkomst is niet voldoende; de vermindering moet specifiek worden gekoppeld aan het betreffende ouderschapsverlof.

Hoewel het ideaal is om deze vermindering vóór aanvang van het ouderschapsverlof kenbaar te maken, kunnen werkgevers dit recht ook uitoefenen op een later moment, zelfs tot de laatste werkdag van de arbeidsrelatie. Het is echter raadzaam om werknemers tijdig te informeren om misverstanden te voorkomen.

Ziek tijdens vakantie

Het is alleen maar aan te raden om in het lopende jaar na te gaan of het verlof in kwestie daadwerkelijk is opgenomen Werknemers die ziek worden tijdens hun vakantie en dit aantonen met de juiste documentatie (dokterverklaring), verliezen hun vakantierechten niet. Dit kan gemakkelijk worden vergeten als werknemers na hun vermeende vakantieperiode weer aan het werk gaan.

Langdurige ziekte

Bij langdurige arbeidsongeschiktheid vervalt het wettelijke vakantierecht uiterlijk 15 maanden na het einde van het vakantiejaar. Echter, ook hier vervalt de vakantie niet automatisch, althans niet als de werknemer het jaar daarop weer aan het werk gaat. Dit betekent dat deze speciale bepaling over het verstrijken van de vakantieaanspraak ook in de kennisgevingsbrief moet worden opgenomen.

Berekening van vakantiecompensatie

Bij het beëindigen van de arbeidsrelatie moet de werkgever de nog openstaande vakantiedagen compenseren tegen het laatst verdiende loon. Dit betekent dat loonsverhogingen de compensatie verhogen, terwijl bij een overgang naar een deeltijdcontract het lagere loon van toepassing is op de compensatie van de vakantiedagen.

Conclusie

Het is essentieel voor werkgevers om werknemers tijdig en duidelijk te informeren over hun vakantierechten en de voorwaarden waaronder deze vervallen. Door aan het begin van elk kalenderjaar te communiceren en duidelijk te specificeren wanneer vakantie moet worden gepland, kunnen veel juridische problemen worden voorkomen. Daarnaast is het belangrijk om onderscheid te maken tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen en de contractuele afspraken hieromtrent zorgvuldig te formuleren. Hierdoor kunnen werkgevers voorkomen dat ongebruikte vakantiedagen zich opstapelen en uiteindelijk tot onverwachte claims leiden.

In slechts enkele uitzonderlijke gevallen kan worden afgezien van de verwijzing naar aflopende aanspraken, bijvoorbeeld wanneer arbeidsongeschiktheid door ziekte zich over meerdere jaren uitstrekt. Dit dient echter in elk individueel geval zorgvuldig te worden beoordeeld.

Aanbeveling

• Proactieve communicatie: Informeer werknemers jaarlijks over hun vakantierechten en de vervaldata.
• Duidelijke contracten: Vermeld expliciet in arbeidsovereenkomsten dat extra vakantiedagen aan het einde van het jaar vervallen.
• Ouderschapsverlof: Combineer de bevestiging van ouderschapsverlof met de melding van eventuele vermindering van vakantiedagen.
• Ziekte en vakantie: Zorg voor een goede registratie en communicatie van ziektedagen tijdens vakantie om geschillen te vermijden.
• Planning en bedrijfsvakanties: Leg planningsmomenten vast en overweeg het instellen van bedrijfsvakanties om vakantiedagen efficiënt te beheren.

Door deze stappen te volgen, kunnen werkgevers juridische risico's minimaliseren en een duidelijke, eerlijke regeling voor vakantiedagen handhaven.

.

Voor gedetailleerd advies en begeleiding omtrent Duits Arbeidsrecht kunnen Nederlandstalige ondernemers contact opnemen met Katharina Neuroth, LL.M. Neem contact op via arbeitsrecht@alpmann-froehlich.de of bel naar 0049 - 251 - 41701-37.