Homeoffice tussen flexibiliteit en juridische valkuilen in Duitsland

Sinds de coronapandemie is thuiswerken net zoals in Nederland in Duitsland niet meer weg te denken uit de arbeidspraktijk. Voor veel werknemers is het zelfs een doorslaggevende factor bij de keuze van een werkgever. Flexibele werkmodellen verschaffen organisaties een concurrentievoordeel. Toch brengt de vrijheid van het homeoffice ook arbeidsrechtelijke uitdagingen met zich mee. HR-managers, juristen en leidinggevenden worden in Duitsland geconfronteerd met vragen over verplichtingen, controle en het recht om terug te keren naar kantoor.

Recht en risico´s bij thuiswerken

Werknemers blijven ook vanuit huis gebonden aan hun arbeidsovereenkomst. Tekortschietende prestaties of schendingen van werktijdregels zijn geen uitzondering. In ernstige gevallen kan dit leiden tot een (zelfs onmiddellijke) beëindiging van het dienstverband – ook als het om een eenmalig incident gaat.

Een ander knelpunt ontstaat wanneer werkgevers het thuiswerken willen beëindigen of beperken. De juridische speelruimte hangt sterk af van de gemaakte afspraken:

• Eenzijdige regeling (recht van de werkgever om instructies te geven): de werkgever kan in beginsel terugkeer naar kantoor verlangen, maar moet wel rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van de werknemer.

• Met een schriftelijke regeling inclusief voorbehoud: intrekken van het thuiswerkrecht is alleen mogelijk bij een objectieve, duidelijke en goed onderbouwde reden.

• Met een contractuele toezegging zonder voorbehoud: vaak rest enkel de route van een wijzigingsontslag, waarbij vaak het ontslagbeschermingsrecht volledig geldt.

Daarnaast kan een terugkeer naar kantoor worden gezien als een wijziging van de standplaats (verschuiving van werkplek), waarvoor de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft.

Voorbeeld uit de praktijk

Een werkgever had zijn medewerkers in de pandemie structureel thuis laten werken zonder bijzonder schriftelijke regeling. Na de crisis wilde hij voltijds terug naar kantoor. Verschillende medewerkers weigerden. De rechter oordeelde dat de werkgever de terugkeer mocht eisen, maar dat hij de belangen van werknemers – zoals zorgtaken of woon-werkafstand – zorgvuldig moest afwegen.

Gevolgen voor HR en management

Voor een duurzaam homeoffice-model zijn heldere afspraken cruciaal. Dit betreft onder meer:

• werktijden en bereikbaarheid,
• registratie van pauzes,
• omgang met privacy en controle,
• voorwaarden en modaliteiten voor beëindiging van de regeling.

Een zorgvuldige documentatie van prestatieproblemen is noodzakelijk. Alleen zo kan een werkgever in geval van arbeidsconflicten aantonen dat maatregelen (zoals waarschuwingen of ontslag) gerechtvaardigd zijn. Bij vermoedens van fraude, bijvoorbeeld bij werktijdregistratie, geldt dat snel én privacy-conform moet worden gehandeld. Ongeoorloofde permanente monitoring is niet toegestaan.

Advies voor de praktijk

1. Leg homeoffice-afspraken schriftelijk vast en neem een duidelijk geformuleerde, gemotiveerde en redelijke intrekkingsclausule op.

2. Zorg voor transparante regels over werktijden, bereikbaarheid en controlemechanismen.

3. Betrek de ondernemingsraad tijdig bij wijzigingen en terugkeerbesluiten.

4. Documenteer afwijkend gedrag zorgvuldig en objectief, zodat u juridisch zeker staat in een geschil.

5. Reageer bij vermoedens van fraude snel, maar altijd met inachtneming van privacywetgeving.