Een ongeluk zit in een klein hoekje

Waarom een Duitse Vorsorgevollmacht onmisbaar is voor Nederlanders met activiteiten in Duitsland

Veel Nederlanders kennen het levenstestament. Daarmee regel je wie jouw belangen behartigt als je dat zelf niet meer kunt. Wat veel ondernemers en particulieren niet weten, is dat dit document in Duitsland niet automatisch dezelfde werking heeft.

Juist bij een verblijf, zakenreis of vestiging in Duitsland kan dit grote gevolgen hebben. Zonder passende regeling kan een Duitse rechter een voogd aanwijzen die jouw belangen behartigt. Dat kan een onbekende derde zijn.

De kern is eenvoudig: wie niets regelt, verliest de regie. Met een Duitse Vorsorgevollmacht voorkom je dit en houd je zelf controle over wie namens jou handelt.

Onverwachte situaties met grote gevolgen

Een ongeval of plotselinge ziekte kan iedereen overkomen. Denk aan een verkeersongeval, een hartstilstand of een ernstige infectie. In zulke situaties kan iemand tijdelijk of blijvend niet meer in staat zijn om beslissingen te nemen.

Zolang alles goed gaat, lijkt dit een ver-van-mijn-bedshow. In de praktijk zien wij echter dat juist op zulke momenten juridische duidelijkheid ontbreekt. Dat leidt tot vertraging, onzekerheid en soms tot ingrijpende beslissingen door derden.

Duits recht: de rechter beslist

Wanneer geen Vorsorgevollmacht of Patientenverfügung bestaat, grijpt het Duitse recht in. De rechter benoemt dan een wettelijke vertegenwoordiger (§ 1814 BGB).

Deze vertegenwoordiger:

• beheert vermogen en financiën;
• neemt beslissingen over zorg en behandeling;
• vertegenwoordigt de betrokkene juridisch.

De rechter kiest deze persoon op basis van objectieve criteria. Familieleden hebben geen automatisch voorrangsrecht. Ook bij goede familieverhoudingen kan een externe professional worden benoemd.

Voor betrokkenen en hun familie is dit vaak belastend. Zeker wanneer beslissingen over gezondheid of vermogen worden genomen door iemand die men niet kent.

Echtgenoten: beperkte noodoplossing

Sinds 1 januari 2023 geldt een beperkte noodregeling voor echtgenoten (§ 1358 BGB).

Deze regeling:

• geeft een tijdelijk vertegenwoordigingsrecht (maximaal 6 maanden);
• is beperkt tot medische aangelegenheden;
• geldt niet bij scheiding of eerdere volmacht.

Voor Nederlandse situaties is dit extra relevant. Samenwoners en geregistreerde partners vallen hier niet onder. Alleen een huwelijk dat in Duitsland wordt erkend, biedt deze beperkte bescherming.

Voor ondernemers en grensarbeiders biedt deze regeling dus geen structurele oplossing.

De Vorsorgevollmacht: regie houden

Met een Vorsorgevollmacht bepaal je zelf wie jouw belangen behartigt. Daarmee voorkom je dat de rechter een derde aanwijst.

Het uitgangspunt van de wet is duidelijk: een gerechtelijke voogd wordt alleen benoemd als dat noodzakelijk is. Bestaat er een geldige volmacht, dan is die noodzaak er in principe niet.

Dit maakt de Vorsorgevollmacht tot een essentieel instrument voor iedereen die met Duitsland te maken heeft.

Voorwaardelijk of onvoorwaardelijk?

In de praktijk zien wij vaak misverstanden over de vorm van de volmacht.

Voorwaardelijke volmacht
Deze treedt pas in werking als iemand niet meer handelingsbekwaam is. Dat klinkt logisch, maar is juridisch problematisch. Derden moeten namelijk beoordelen of aan de voorwaarde is voldaan.

Banken, notarissen en andere partijen zullen dit risico niet nemen. Gevolg: de volmacht wordt niet geaccepteerd.

Onvoorwaardelijke volmacht
Deze is direct geldig. Dat maakt haar bruikbaar in de praktijk.

Om misbruik te voorkomen, worden interne afspraken gemaakt. Daarin staat wanneer en hoe de gevolmachtigde mag handelen.

De conclusie is duidelijk: alleen een onvoorwaardelijke volmacht werkt in de praktijk.

Vormvereisten en bewijs

Een Vorsorgevollmacht is juridisch een volmacht in de zin van §§ 164 e.v. BGB. Toch zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Mondelinge volmachten zijn juridisch mogelijk, maar in de praktijk nauwelijks bruikbaar;
• Schriftelijke vastlegging is noodzakelijk;
• Voor rechtshandelingen met betrekking tot vastgoed en inschrijvingen in het handelsregister is een notariële volmacht vereist.

In de praktijk is een notariële akte daarom sterk aan te raden. Deze biedt duidelijkheid en wordt door alle betrokken partijen zonder discussie geaccepteerd.

Moet dit per se een Duitse notaris zijn? Niet noodzakelijk. In beginsel kan ook een buitenlandse notaris een Vorsorgevollmacht opstellen. Voorwaarde is wel dat de akte voldoet aan de Duitse vormvereisten. Volgens de rechtspraak van het Bundesgerichtshof (BGH) is daarvan alleen sprake als de buitenlandse notariële vastlegging gelijkwaardig is aan een Duitse notariële akte.

Voor deze gelijkwaardigheid is onder meer vereist dat:

• de buitenlandse notaris qua opleiding en functie vergelijkbaar is met een Duitse notaris;
• de akte tot stand komt volgens de kernprincipes van het Duitse notariële recht (zoals voorlezing, toelichting en juridische advisering).

In de praktijk wordt deze gelijkwaardigheid niet altijd aangenomen. Veel buitenlandse notarissen, zoals notary publics, hebben een beperktere rol dan hun Duitse collega’s.

Een Nederlands levenstestament kan in Duitsland in beginsel geldig zijn, mits de inhoud aansluit bij het Duitse recht. Daarbij gaat het minder om de vorm en meer om de vraag of de bepalingen juridisch toelaatbaar zijn naar Duits recht.

Let op:

• Bepalingen die in Nederland mogelijk zijn, kunnen in Duitsland ongeldig zijn;
• De inhoud moet aansluiten bij de Duitse wet- en rechtspraak;
• Met name bij gevoelige onderwerpen, zoals medische beslissingen, kan dit doorslaggevend zijn.

Conclusie: voor maximale rechtszekerheid – zeker wanneer de volmacht in Duitsland moet worden gebruikt – blijft een Duitse notariële Vorsorgevollmacht de veiligste keuze. Bij grensoverschrijdende situaties is maatwerk essentieel.

Transmortale werking: continuïteit na overlijden

Een belangrijk onderscheid is dat tussen postmortale en transmortale volmachten.

Postmortale volmacht
Gaat pas in na overlijden.

Transmortale volmacht
Werkt tijdens leven én blijft geldig na overlijden.

Dit is vooral relevant voor:

• bankzaken;
• Vastgoedtransacties;
• afwikkeling van de nalatenschap.

Zonder deze volmacht kan vertraging ontstaan, bijvoorbeeld doordat eerst een verklaring van erfrecht moet worden afgegeven. Met een transmortale volmacht kan direct worden gehandeld.

Bewaring en toegankelijkheid

Een volmacht heeft alleen waarde als deze beschikbaar is.

Veelgemaakte fouten:

• bewaren in een kluis zonder toegang voor de gevolmachtigde;
• ontbreken van duidelijke instructies;
• geen communicatie met de betrokken personen.

Zorg ervoor dat:

• de gevolmachtigde weet waar het document ligt;
• een originele versie beschikbaar is;
• afspraken duidelijk zijn vastgelegd.

Registratie in het Zentrale Vorsorgeregister

Een Vorsorgevollmacht is pas echt effectief als deze in een noodsituatie ook vindbaar is. Daarom is registratie in het Zentrale Vorsorgeregister van de Bundesnotarkammer sterk aan te raden.

Door registratie kunnen rechtbanken en andere instanties direct controleren of er een volmacht bestaat en wie bevoegd is om te handelen. Dit voorkomt vertraging en onnodige voogdijprocedures. Ook kunnen artsen in noodsituaties sneller handelen, omdat duidelijk is wie beslissingsbevoegd is.

Registratie is eenvoudig en kan ook door particulieren zelf worden gedaan via:

https://www.vorsorgeregister.de/privatpersonen/

Belangrijk om te weten is dat registratie vervangt de Vorsorgevollmacht niet. Alleen als er daadwerkelijk een rechtsgeldige volmacht is opgesteld, heeft registratie zin. In de praktijk komt het voor dat mensen wel registreren, maar geen (correcte) volmacht hebben opgesteld. In dat geval mist de registratie haar doel.

Het Zentrale Vorsorgeregister is bovendien geen bewaarplaats van documenten. Er worden geen akten opgeslagen. Het register bevat uitsluitend kerngegevens, zoals:

• de reikwijdte van de volmacht;

• de gegevens van de gevolmachtigde;

• de bewaarplaats van het document.

Echtgenoten moeten ieder afzonderlijk een registratie doen. Eén gezamenlijke registratie is niet voldoende en kan ertoe leiden dat de volmacht van de andere partner in een noodsituatie niet wordt gevonden.

Wanneer de Vorsorgevollmacht notarieel wordt opgesteld, kan de notaris de registratie verzorgen. Dit is vaak efficiënter en kan ook kostenvoordelen opleveren.

Grensoverschrijdende aspecten

Bij grensoverschrijdende situaties is extra aandacht nodig. Nederland is geen deelnemer bij het Verdrag van 13 januari 2000 inzake de internationale bescherming van volwassenen. Dit betekent dat het internationaal privaatrecht bepalend is.

Op grond van artikel 8 lid 1 EGBGB kan bij het opstellen van een volmacht een rechtskeuze worden gemaakt. Hiermee kan vooraf duidelijk worden vastgelegd welk recht van toepassing is.

Als geen rechtskeuze wordt gemaakt, bepaalt artikel 8 lid 4 EGBGB dat het recht geldt van de staat waar de gevolmachtigde de volmacht doorgaans gebruikt. Dit kan echter anders uitpakken als deze plaats voor derden niet duidelijk herkenbaar is.

Ook de vorm van de volmacht is van belang. Volgens artikel 11 lid 1 EGBGB is een volmacht vormgeldig wanneer deze voldoet aan:

• het recht dat op de rechtsverhouding van toepassing is, of
• het recht van het land waar de volmacht is opgesteld.

Conclusie: een Vorsorgevollmacht werkt alleen als deze juridisch correct is opgesteld én in de praktijk gevonden wordt. Registratie in het Zentrale Vorsorgeregister speelt daarbij een cruciale rol.

Bij grensoverschrijdende situaties zijn daarnaast het toepasselijke recht en de vormvereisten doorslaggevend. Een bewuste rechtskeuze kan veel onzekerheid en problemen voorkomen.

Praktijkvoorbeelden

Onderstaand een aantal praktijkvoorbeelden:

1. Wonen in Nederland, werken in Duitsland

Een veelvoorkomende situatie is dat iemand in Nederland woont, maar (deels) in Duitsland werkt. Denk aan een werknemer of ondernemer die dagelijks de grens over gaat.

In zo’n geval biedt een Nederlands levenstestament niet automatisch voldoende zekerheid in Duitsland. Duitse instanties, banken en artsen zijn vaak terughoudend met het accepteren van een buitenlands document, zeker wanneer dit niet aansluit bij het Duitse recht of niet eenvoudig te verifiëren is.

Gevolg: in een noodsituatie kan alsnog een Duitse rechter een wettelijke vertegenwoordiger benoemen.

2. Wonen in Duitsland, werken in Nederland

Ook de omgekeerde situatie komt vaak voor: iemand woont in Duitsland en werkt in Nederland.

Een Duitse Vorsorgevollmacht is in beginsel ook in Nederland bruikbaar. Nederland kent namelijk geen gesloten systeem zoals Duitsland en erkent in de praktijk buitenlandse volmachten, mits deze juridisch geldig zijn opgesteld.

3. Ondernemer op zakenreis
Een ondernemer raakt tijdens een verblijf in Duitsland buiten bewustzijn. Zonder volmacht kan niemand direct handelen. Met een Vorsorgevollmacht kan een partner of collega direct beslissingen nemen.

4. Familie zonder bevoegdheid
Familieleden willen helpen, maar blijken juridisch niet bevoegd. De rechter benoemt een externe voogd. Dit leidt tot vertraging en frustratie.

5. Vastgoed in Duitsland
Na overlijden kan een woning niet direct worden verkocht. Eerst is een verklaring van erfrecht nodig. Met een transmortale volmacht kan de afwikkeling direct starten.

Advies en praktische tips

Onderstaand onze tips:

1. 1. Regel dit tijdig
      Wacht niet tot gezondheid een rol speelt. Dan is het vaak te laat.

1. 2. Kies bewust een gevolmachtigde
      Vertrouwen en betrouwbaarheid zijn doorslaggevend.

1. 3. Kies voor een notariële, transmortale volmacht
      Dit voorkomt problemen in de praktijk.

1. 4. Maak duidelijke interne afspraken
      Leg vast wanneer de volmacht gebruikt mag worden.

1. 5. Zorg voor toegankelijkheid
      Een volmacht moet direct beschikbaar zijn.

1. 6. Registreer de volmacht
      Voorkomt onnodige procedures en versnelt besluitvorming.

Conclusie

De Vorsorgevollmacht is een essentieel juridisch instrument voor iedereen die in Duitsland woont, werkt of zaken doet. Zonder volmacht beslist de rechter. Met een volmacht houd je zelf de regie. Wie voorbereid is, voorkomt problemen. Wie niets regelt, neemt onnodige risico’s.