Übertragung und Verfall von Urlaub – was Arbeitgeber beachten sollten

I. Grundsatz – gesetzliche Regelung

Urlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung bis zum 31.03. des Folgejahres ist möglich, bevor er nach den gesetzlichen Vorgaben verfällt.

II. Weiterentwicklung durch Rechtsprechung

Was einfach klingt, ist mittlerweile ein Dauerthema, schaut man sich die zahlreichen Urteile an, die dazu auf Bundes- und Landesebene ergangen sind; insbesondere gibt aber der Europäische Gerichtshof in Luxemburg hierzu wesentliche Impulse:

Arbeitgeber müssen danach – jenseits dessen, was das Gesetz vorsieht – ihre Arbeitnehmer [1] ([1] Hiervon sind Beschäftigte jeglichen Geschlechts und jeglicher Zuordnung erfasst) in die Lage versetzen, Jahresurlaub rechtzeitig nehmen zu können.

Das bedeutet: Damit Urlaub wirklich verfallen kann, müssen Arbeitgeber auffordern, Urlaub zu nehmen. Sie müssen klar und rechtzeitig mitteilen, dass und wann Urlaub verfällt, wenn er nicht beantragt wird.

1. Welche Folgen hat ein unterlassener oder verspäteter Hinweis des Arbeitgebers?

Ohne – rechtzeitigen - Hinweis kann nicht genommener Urlaub nicht verfallen. Er wird also ohne weiteres – also auch ohne gesonderten Antrag - in das Folgejahr übertragen und verjährt noch nicht einmal. Achtet niemand auf die Erfüllung von Urlaubsansprüchen und wird auch kein Hinweis erteilt, kann dies also weitreichende finanzielle Folgen für den Arbeitgeber haben. Urlaub wird angesammelt und muss spätestens im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses sogar in Geld abgegolten werden.

2. Wie können Arbeitgeber die Ansammlung von Urlaubsansprüchen vermeiden?

Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten dazu auffordern, Urlaub zu nehmen. Zudem muss er rechtzeitig und klar darauf hinweisen, dass Urlaub andernfalls verfällt.

Zwar kann eine Information per E-Mail erfolgen. Im Zweifel muss aber nachgewiesen werden können, dass die Information tatsächlich erging. Am sichersten ist noch immer die persönliche Übergabe des Schreibens oder Zustellung mittels Boten.

Inhaltlich muss das Aufforderungs- und Hinweisschreiben klar und verständlich sein und insbesondere die Anzahl der Urlaubstage im jeweiligen Kalenderjahr benennen. Arbeitnehmer sind aufzufordern, Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahrs genommen werden kann. Wichtig: Der Hinweis über die Folgen - nämlich den Verfall des Urlaubs – darf nicht fehlen. – Denn nur dann kann Urlaub wirklich verfallen.

Eine abstrakte Angabe, z. B. im Arbeitsvertrag, Merkblatt oder Kollektivvereinbarung reicht hierzu nicht aus. Es geht um die jeweils konkrete Situation.

Auch wenn im angelaufenen Jahr ein Hinweis nicht erfolgte, kann dies nachgeholt werden, um wenigstens im Folgejahr die erwünschten Folgen zu herbeiführen zu können. Es ist also nie zu spät.

Achtung: Die Berechnung des genauen (Rest-)Urlaubs kann Schwierigkeiten bereiten. Das kann sich aus abweichenden vertraglichen oder tariflichen Regelungen ergeben, wie z. B. der Unterscheidung von gesetzlichem und vertraglichem Urlaub. Allerdings können auch tatsächliche Umstände eine zutreffende Berechnung von Urlaubsansprüchen erschweren. Das gilt z. B. in Fällen der Langzeiterkrankung, bei Mutterschutz, Elternzeit oder Schwerbehinderung.

3. Besonderheiten bei Langzeiterkrankungen

Insbesondere bei längeren Erkrankungen eines Arbeitnehmers besteht die Gefahr, dass Urlaub sich ungewollt ansammelt. Hier unterscheidet das Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 31.01.2023 – 9 AZR 107/20, juris) zwischen Arbeitnehmern, die über das gesamte Urlaubsjahr krank sind, und jenen, die mitten im Urlaubsjahr dauerhaft erkranken.

War jemand seit Beginn des Urlaubsjahres, also seit dem 01.01. eines Jahres, durchgehend arbeitsunfähig, kann der Urlaub nach Ablauf von 15 Monaten ab dem Ende des jeweiligen Urlaubsjahres sogar dann verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht auf den Verfall hingewiesen hat. Das gilt auch, soweit ein Arbeitnehmer so früh im Urlaubsjahr erkrankt, dass er deshalb – also unabhängig von einem Hinweis bzgl. seines Urlaubs – seinen Urlaub auch vor seiner Erkrankung nicht hätte nehmen können.

Hat der Arbeitnehmer aber im betreffenden Urlaubsjahr vor seiner Arbeitsunfähigkeit gearbeitet, verfällt der Urlaub aber grundsätzlich nur dann, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt und also auf Bestehen und Verfall des Urlaubs hingewiesen hat.

4. Wann sollte der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordern und hinweisen?

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, wann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den Verfall des Urlaubs hinweisen muss. Unter normalen Umständen geht das Bundesarbeitsgericht davon aus, Aufforderung und Hinweis müssten innerhalb der ersten Arbeitswoche des Jahres, d. h. innerhalb der ersten sechs Werktage, erfolgen. Ansonsten trage der Arbeitgeber das Risiko dafür, dass Urlaub wegen einer im Verlauf des Urlaubsjahres eintretenden Dauererkrankung des Arbeitnehmers nicht nach Ablauf von 15 Monaten ab dem Ende des Kalenderjahres verfällt.

Ein erneuter, aktualisierter Hinweis kann sich zu Jahresmitte anbieten.

III. Fazit

Um eine Ansammlung von Urlaub und damit einhergehende finanzielle Risken zu vermeiden, sollte der Arbeitgeber den Arbeitnehmer regelmäßig, rechtzeitig und klar dazu auffordern, den Jahresurlaub rechtzeitig zu beantragen und auf den Verfall des Urlaubs hinweisen.

Dies sollte in einem individuellen Schreiben erfolgen und dem Beschäftigten nachweislich zugehen.

Die Vorgaben der Rechtsprechung hierzu sind komplex und umfangreich. Eine Bewertung im Einzelfall ist erforderlich. - Gerne unterstützen wir Sie bei der Erstellung entsprechender Schreiben und der Berechnung von Urlaubs- bzw. Urlaubsabgeltungsansprüchen.